El orden en los archivos y documentos en una oficina es muy importante para el éxito de toda empresa.
Nuestra
oficina necesita estar controlada en todo momento y debe tener fácil y ágil acceso a documentos por parte de las mismas personas que archivan como de quien necesite la documentación en cualquier momento oportuno.
La buena organización de un archivo de oficina mejorará sin duda la productividad dentro de la oficina: genera eficiencia y excelencia en nuestros servicios.
Te mostramos las 3 claves de la organización de archivos en la oficina:
Te mostramos las 3 claves de la organización de archivos en la oficina:
1. La primera norma es la higiene del despacho:
Para la limpieza de sus intalaciones le ofrecemos en nuestra tienda online una extensa gama de productos que puede consultar y comprar directamente en el siguiente link:
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2. Jerarquizar elementos de la oficina por uso:
Clasificaremos el material de oficina separando lo que se utiliza a menudo y lo que se usa periódicamente.
>> Lo que utilizamos constantemente debe tener su lugar en su mesa o espacio de trabajo, y lo que se usa menos debe estar guardado en cajas.
>> Diagrama: Ejemplo de organización de serie, expediente y documentos que lo componen:
3. Sistematizar rutinas de trabajo para ordenar y archivar documentos, facturas, recibos, cartas, etc; para agilizar procesos que se realizan contínuamente y así ahorrar tiempo y energías de trabajo, y ser así mucho más eficientes y productivos.
>> Tener en cuenta siempre el orden de archivo de documentos para su consulta puntual o contínua, y
contar con todos los elementos necesarios para crear una buena distribución de los documentos, son elementos clave en la organización de cualquier buena empresa.
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